Coworking, à domicile ou flex office : quelle option privilégier pour ses télétravailleurs ?

02.11.20
Espace de coworking

La mise en place du télétravail dans une entreprise nécessite une réflexion approfondie sur le choix du lieu depuis lequel le salarié va réaliser ses missions. Si les salariés télétravaillent majoritairement depuis leur domicile, d’autres lieux comme un espace de coworking ou un bureau satellite peuvent également être propices à ce mode d’organisation.

Quelle option privilégier pour son entreprise ? Voyons en détail les avantages et inconvénients de chacune de ces solutions.

Le télétravail à domicile

La majorité des salariés choisit de pratiquer le télétravail à domicile, notamment pour le confort qu’il procure comme :

  • la réduction du temps de transports,
  • l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle,
  • l’augmentation de la performance et de la concentration.

Pour certaines tâches, j’ai besoin de calme et de concentration. En travaillant depuis chez moi, je suis moins interrompu et je peux choisir les moments où j’échange avec mes collègues

Bertrand, télétravailleur en full-remote chez Lucca.

Dans ce cas, l’entreprise doit adapter sa police d’assurance. Elle peut aussi prendre à sa charge le coût des équipements et des abonnements internet et téléphoniques nécessaires à la pratique du télétravail par le salarié. Ou encore lui verser une indemnité basée sur la surface allouée au télétravail à son domicile par rapport à la valeur locative du logement du salarié.

L’employeur doit cependant s’assurer que le poste de travail du salarié est adapté à la pratique du télétravail et respecte les mesures d’hygiène, de santé et de sécurité au travail. Une attention particulière devra être apportée aux risques psycho-sociaux (épuisement, isolement, sommeil perturbé…) et au droit à la déconnexion.

A noter : S’il est locataire, le salarié doit demander au propriétaire l’autorisation d’utiliser une partie du logement à des fins professionnelles. Si sa profession le conduit à recevoir des clients, le bail de location pourra être transformé en bail mixte (habitation/professionnel).

Les tiers-lieux pour co-worker

Autre possibilité : les espaces de coworking. Ils peuvent être une alternative intéressante de par les prestations qu’ils proposent :

  • connexion Wi-Fi de qualité,
  • postes de travail ergonomiques,
  • salles de réunion,
  • matériel (imprimantes, photocopieurs, double écrans, câbles, etc.)
  • des espaces de convivialité.

Ils permettent notamment au télétravailleur de séparer plus aisément sa vie personnelle de sa vie professionnelle et de ne pas souffrir d’isolement.

Au-delà des aspects pratiques, de plus en plus de lieux de co-working animent leurs communautés. Afterworks, meetups, ces espaces favorisent les rencontres entre co-workers, qu’ils soient salariés ou indépendants.

Parfois, les gens n’osent pas se parler. Pour créer du lien, nous animons un espace café, organisons des petits déjeuners et des temps d’échange sur la pause du midi. Cela permet aux co-workers de faire connaissance.
Lorsqu’il n’y a pas une culture du secret trop importante, cette porosité peut être source d’opportunités et d’innovation pour les entreprises : signature de contrats, partenariats, co-développement de projets…
Les salariés peuvent également développer des softs skills ou des compétences techniques auprès de co-workers d’univers différents

Sébastien Hordeaux, gérant Étincelle Coworking à Toulouse.

Ces tiers-lieux proposent différentes formules pour les entreprises et sont présents aussi bien dans les villes que les zones péri-urbaines ou rurales :

  •  Les espaces de co-working : accueillent télétravailleurs et travailleurs indépendants à la demi-journée, à la journée, au mois ou sur abonnement.
  • Les télécentres : situés en périphérie pour éviter le “commuting”, présentent les mêmes caractéristiques que les plateformes de co-working.
  •  Les bureaux satellites : lorsque plusieurs télétravailleurs se situent dans une même zone géographique, il peut être intéressant de louer un bureau, dans un centre d’affaires par exemple.

L’entreprise limite ainsi son investissement en équipement et propose des conditions de travail proches d’une organisation en présentiel. L’employeur prend à sa charge les frais de locations des postes de travail et des services proposés par les espaces de coworking.

Le “flex office”

 Le “flex office” permet aux salariés à distance de venir travailler dans les bureaux de l’entreprise dès qu’ils le souhaitent ou dans le cadre d'événements spécifiques (réunion mensuelle, séminaire, team building…). L’employeur est ici tenu de veiller à ce que des postes de travail soient disponibles dans ses locaux pour accueillir les travailleurs à distance de manière ponctuelle.

 Certaines entreprises mettent même à disposition des salariés des casiers pour y stocker leurs affaires personnelles. Plus de bureau attitré, les salariés ont la possibilité de s’installer où ils le souhaitent. Ce mode d’organisation flexible permet de mettre en place une politique inclusive pour les travailleurs à distance.

 Toutefois, la principale difficulté du flex office est le suivi des présences et des absences du bureau. D’abord pour des questions de sécurité. Ensuite pour s’assurer qu’il y a bien assez de postes de travail disponibles par salarié en présentiel. Certaines entreprises utilisent par exemple le module de gestion des congés et absences de leur SIRH à cet effet. Les télétravailleurs y déclarent à l’avance leurs journées en présentiel, ce qui permet d’anticiper et de fluidifier l’organisation quotidienne des bureaux.

Coworking, à domicile ou flex office… au final, qu’importe le lieu du télétravail tant que l’entreprise assure la continuité du travail du salarié à distance. Et ce, dans les meilleures conditions. Ces dernières peuvent d’ailleurs évoluer avec le temps. Il est ainsi important de faire régulièrement le point avec le collaborateur sur la manière dont il vit le télétravail, quitte à réajuster le mode d’organisation ou à changer de lieu de travail en cas de besoin.