La dématérialisation, une opportunité pour les cabinets comptables… et pour leurs clients

25.11.20
Compta à distance

Le travail à distance et l’utilisation des outils numériques ont connu un véritable bond en avant à l’occasion du confinement, pensés comme de véritables instruments dans la lutte contre la pandémie. Mais cette évolution était déjà en marche depuis plusieurs années, y compris dans des secteurs auxquels on ne pense pas immédiatement.

Parmi eux, la comptabilité a su largement s’adapter à la dématérialisation des données et des échanges, en amorçant sa transformation digitale.

Quelles sont les activités comptables réalisables entièrement en ligne, et en quoi ouvrent-elles de nouvelles perspectives pour les experts-comptables et leurs clients ?

De la facturation au mandat de paiement : de nombreuses activités comptables se font déjà en ligne

Le premier domaine auquel on peut penser est celui de la facturation. La loi de finances pour 2020 prévoit de rendre obligatoire la facture électronique pour l’ensemble des entreprises entre 2023 et 2025. Cette obligation s’applique déjà dans le cadre des marchés publics. Au-delà de l’impact écologique, l’objectif affiché est de lutter contre la fraude à la TVA et faciliter sa collecte.

Mais la facture électronique représente également un formidable levier d’économies pour l’entreprise, en réduisant considérablement les temps et les coûts de traitement.

On estime ainsi que le coût de traitement externalisé d’une facture électronique est d’environ 3 €, ce qui peut aller jusqu’à 20 € pour une facture papier en prenant en compte les frais postaux.

Autre fonction traditionnellement dévolue aux cabinets comptables, la paie est également concernée par la dématérialisation. Depuis 2017, les entreprises ont la possibilité d’éditer des fiches de paie électroniques, sans avoir à recueillir l’accord de leurs salariés (même si ces derniers peuvent s’y opposer).

Par ailleurs, la loi Pacte de 2019 a ouvert de nouvelles possibilités aux experts-comptables. Il est désormais possible de les mandater pour effectuer le paiement en ligne de l’ensemble des dettes de l’entreprise. Concrètement, l’expert-comptable utilise les comptes de son client sur Internet à l’aide de codes spécifiques, prépare et fait valider un échéancier de paiement et se charge ensuite d’effectuer les virements.

Un rôle de conseil renforcé grâce à la dématérialisation de la comptabilité

Si la dématérialisation des activités comptables entraîne un certain nombre de défis pour la profession, elle représente avant tout des opportunités de croissance.

L’automatisation des tâches permise par la dématérialisation constitue tout d’abord un gain de temps significatif, quand on sait par exemple que la saisie manuelle des factures fournisseurs représente jusqu’à 30 % du temps de travail des services comptables. Loin de diminuer les besoins en recrutement, la dématérialisation permet au contraire un enrichissement des fonctions et un recentrage sur les tâches à forte valeur ajoutée.

Dans ce contexte, l’expert-comptable est identifié comme un tiers de confiance, garant des obligations légales de l’entreprise. Il la conseille par exemple sur les normes à respecter en matière de format et de conservation des documents, car la disparition du papier ne signifie pas la disparition du cadre réglementaire. Elle étend plutôt les possibilités de contrôle par l’administration fiscale.

Ainsi, la dématérialisation renforce le rôle de conseil de l’expert-comptable, partenaire clé du chef d’entreprise notamment de TPE et PME, confronté par ailleurs à la place croissante prise par le numérique dans son organisation.

Évidemment, la dématérialisation entraîne des évolutions en termes d’organisation des cabinets. Cette tendance est pleinement actée par l’Ordre des experts-comptables, qui s’attache à publier des guides et des recommandations pratiques, en ce qui concerne notamment la séparation des tâches pour garantir la transparence et la sécurité des opérations sensibles réalisées en ligne, telles que le paiement des factures.

Certains experts-comptables vont même jusqu’au bout de la démarche, en ouvrant leur cabinet d’expertise-comptable 100 % en ligne. Une solution source de flexibilité, tant pour le professionnel du chiffre que pour ses clients, qui comporte l’avantage de pouvoir toucher un plus grand nombre d’entreprises, grâce à la visibilité offerte par Internet et les réseaux sociaux.

On constate que le secteur de la comptabilité, plutôt réputé pour sa maîtrise de la technique, est également capable de s’emparer de la technologie pour s’adapter aux évolutions du monde professionnel et accompagner ses partenaires dans leur transformation digitale.

Dématérialisation des cabinets comptables : des outils spécifiques à déployer

En fonction du secteur, du modèle économique et du nombre de salariés, les besoins en termes de gestion comptable et les ressources à y consacrer ne sont évidemment pas les mêmes.

Les solutions proposées par les cabinets comptables s’adaptent donc à toutes les tailles d’entreprise, avec l’avantage de pouvoir concevoir des offres différenciées selon les fonctionnalités choisies.

Un premier pas dans l’expertise-comptable en ligne consiste à proposer des services tels que la numérisation des documents papier, la transmission et la réception des documents numériques, ou encore la mise à disposition d’un coffre-fort électronique.

L’utilisation de plateformes en ligne sécurisées, à l’image de Chorus Pro (le service développé pour les administrations publiques), facilite le dépôt et la réception des documents et permet de rassurer l’ensemble des partenaires.

En effet, les risques liés à la confidentialité des données peuvent expliquer une certaine réticence à déployer des outils numériques, pour des entreprises ne disposant pas toujours de service dédié à la sécurité informatique. N’oublions pas que le télétravail généralisé à l’occasion du confinement a exposé la vulnérabilité informatique de nombreuses entreprises.

C’est justement l’une des forces des cabinets comptables en ligne, dont le fonctionnement même requiert un niveau de sécurité avancé, pour garantir l’intégrité des échanges avec les clients mais aussi entre les collaborateurs. Les investissements en la matière sont généralement conséquents : mise en place de serveurs dédiés, sécurisation du stockage et de l’accès aux données, chiffrement des connexions…

L’étape d’après passe forcément par l’intégration de la démarche dans les logiciels de comptabilité, afin d’optimiser la transmission des données entre l’entreprise et le cabinet d’expertise comptable. L'hébergement des logiciels de comptabilité en mode SaaS (Software as a Service) apparaissent comme une réponse pertinente. Pour le moment principalement déployées par les cabinets d’expertise-comptable en ligne, on peut supposer qu’elles sont amenées à se développer du fait qu’elles répondent parfaitement au besoin de flexibilité et d’accessibilité induit par la dématérialisation.


Crédit photos : Scott Graham & Ad Eolu Eletu