La signature électronique au coeur de la transformation numérique des entreprises

04.06.21
Signature dématérialisée

Indéniablement, la crise sanitaire a servi de catalyseur à une dématérialisation de nos échanges, accélérant notamment le phénomène de la signature électronique. Ce mouvement n’est pas anodin, car depuis des siècles, la signature manuscrite constitue l’un des fondements de notre société, permettant d’officialiser des documents de tous types, d’un partenariat entre deux sociétés à un avenant au contrat de travail.
Aujourd’hui, la signature électronique se développe rapidement, grâce notamment à la rapidité et à la sécurisation qu’elle amène, mais aussi au travail remarquable d’acteurs tels que Yousign qui la rendent encore plus efficace et en démocratisent l’accès.

La signature électronique : rappels et atouts d’un concept en plein essor

Comme son appellation le laisse entendre, cette signature implique de signer un document informatique via un procédé d’authentification électronique, et nous assistons à son émergence en France depuis que le règlement eIDAS de 2014 lui a donné une réelle valeur juridique à l’échelle du marché intérieur de l’Union Européenne.

La plupart du temps, une signature électronique se traduit par l’apparition d’une signature visuelle sur un document, mais il ne s’agit pas d’une obligation, car sa légitimé d’un point de vue légal découle du procédé cryptographique en lui-même.

Pour l’utilisateur, la signature électronique présente plusieurs intérêts non-négligeables, à commencer par une grande simplicité d’usage. De fait, une fois l’identité du signataire établie – au travers de l’envoi d’un code confidentiel sur son smartphone, par exemple, ou bien une application logicielle spécialisée – il lui suffit d’un clic pour apposer sa signature électronique et l’encrypter dans le document.

Auparavant, rappelons qu'il fallait d'abord imprimer le document, le signer à la main, puis le scanner de nouveau – outre l’aspect chronophage de la procédure, toutes ces impressions allaient évidemment à l’encontre des préoccupations environnementales actuelles.

Qui plus est, la signature par voie électronique se révèle remarquablement sûre, la cryptographie à l’œuvre ici étant particulièrement difficile à « cracker », et outre le fait qu’elle garantisse l’identité du signataire, elle sert aussi à s’assurer de l’intégrité du document en question.

De fait, un document signé électroniquement garde en mémoire le moment auquel ladite signature a eu lieu, si bien que toute modification ultérieure du document serait évidemment nulle et non avenue. Il n’y a notamment aucun risque que des pages aient pu être supprimées, ou au contraire ajoutées. 

Tous ces atouts n'ont évidemment pas échappé aux entrepreneurs. D’ailleurs, selon une étude conduite en début d’année dernière par OpinionWay, près de la moitié des entreprises de 500 salariés ou plus faisaient déjà confiance à la signature électronique. Or si les dernières données statistiques en la matière ne sont pas encore disponibles, il ne fait absolument aucun doute que la crise sanitaire a permis à cette pratique de se généraliser davantage.

Les clés pour gagner en efficacité grâce à la signature électronique

A l’échelle d’une entreprise, les signatures manuscrites peuvent réellement constituer un goulot d’étranglement, et ce pour une raison très simple : signer certains documents se révèle incontournable, mais ce processus ne peut pas être automatisé ; ou plutôt, il ne pouvait pas l'être jusqu'à présent. La signature électronique apporte donc une réponse idéale à cette problématique, au travers de l’implémentation d’API telle que celle de la société française Yousign – l’une des références sur son segment.

En effet, pouvoir s’appuyer sur des API efficaces permet d’interfacer un module de signature par voie électronique avec des ERP ou des outils de gestion de la relation clients (CRM), voire même des solutions de vente en ligne, si bien que le workflow autour de la signature des documents essentiels devient enfin automatisable.

En matière de transformation numérique des entreprises, le bond en avant apparait vraiment remarquable, et mérite d'être souligné.

A vrai dire, l’avenir de la signature électronique est d’autant plus radieux qu’il est difficile de lui trouver le moindre défaut – à part, peut-être, le côté moins formel qu’une signature manuscrite. Ceci dit, entre l’efficacité et la mise en scène, l’être et le paraître, le choix est souvent rapide à faire! Et puis, stocker des documents signés électroniquement s’avère beaucoup plus facile qu’en version papier : on peut les retrouver en quelques clics, contre de longues minutes – ou davantage – dans les salles d’archives.

Les bonnes raisons de s’adjoindre les services d’un expert dans ce domaine

Nous avons précédemment évoqué l’entreprise Yousign et ce n’est clairement pas un hasard. En effet, elle a su s’imposer comme une référence en matière de signature électronique, aussi bien au travers d’une API que d’une application SAAS (Software As A Service), cette dernière permettant de faire signer des documents en interne ou en externe d’une entreprise sans création de compte préalable. Pour la version API, il s’agit – ainsi que nous l’avons décrit plus haut – d’une « brique logicielle » à interfacer avec un outil tiers : CRM ERP, site Web, logiciel métier spécifique, etc.

Créée en 2013 par des ingénieurs diplômés de l’ENSI de Caen, et deux levées de fonds plus tard (de 500 000€ d'abord, puis de trois millions d’euros), l’éditeur de logiciel Yousign a pu encore relever d’un cran ses ambitions avec la prise de participation minoritaire du studioeFounders, créateur de logiciels SAAS à succès tels que Front, Aircall ou bien encore Spendesk.

Outre le fait que le rachat de ces parts a généré plusieurs millions d’euros supplémentaires pour Yousign utiles à son développement, il témoigne aussi de l’importance qu’accordent désormais les acteurs tels que eFounders vis-à-vis de la signature électronique - et plus particulièrement de sa capacité à accélérer le workflow.

Certes, YouSign doit faire face à plusieurs offres concurrentes, mais l’entreprise normande dispose d’atouts compétitifs majeurs, tels que la librairie Python – le langage-clé de l’IA, rappelons-le – utilisée pour son API, ou bien encore les webhooks qui vous informent en temps réel lorsqu’un signataire a effectivement apposé sa signature électronique sur un document.

A l’heure actuelle, Yousign a déjà exporté ses solutions au-delà des frontières nationales (en Italie, en Espagne, en Allemagne et au Royaume-Uni), et l’objectif avoué est clairement celui de leader européen sur le segment de l’e-signature. C’est ambitieux, à n’en pas douter, mais Yousign a effectivement les cartes en main pour réussir ce challenge, et le patriotisme économique ne peut que nous conduire à leur souhaiter d'atteindre le but qu'ils se sont fixé.

Crédit photo : Kelly Sikkema