S’équiper des bons logiciels pour réussir sa transformation digitale

12.11.20
Comment choisir le bon logiciel ?

La tendance structurelle de la digitalisation des entreprises est nettement accélérée par la crise sanitaire, notamment dans le des domaines du e-commerce et du télétravail. D’ailleurs, la fracture numérique observée sur les TPE, indépendants et commerçants se réduit enfin grâce à une offre très large de logiciels de plus en plus faciles à utiliser. Dans de nombreux secteurs d’activité, des solutions logiciels performantes sont une clé pour regagner en performance et en rentabilité.

 

Les logiciels sont des facteurs de performance pour les entreprises.


Rappelons que la digitalisation transcende les services au sein d’une entreprise, et qu’elle doit tenir compte aussi bien de l’aspect matériel (le hardware) que des logiciels utilisés.

En effet, il est flagrant de constater à quel point une société qui débute son activité avec les bons software connaîtra un développement bien plus rapide qu’un concurrent n’ayant pas fait les meilleurs choix à ce niveau.

Parmi les domaines concernés, on peut citer :

·       la comptabilité (simulation budgétaire, analyse des ROI) la paie, la gestion des congés et absences et la gestion des notes de frais

·       la paye et la gestion des absences par les RH

·       la gestion de projet

·       les outils de webmarketing

·       les outils de travail collaboratif

·       la gestion commerciale des prospects et des clients (GRC)

·       le suivi des stocks (ERP et EPM)

·       etc.

La transformation digitale ne concerne pas que les collaborateurs, mais aussi les fournisseurs, les clients et même les actionnaires. L’objectif poursuivi est d’optimiser les interactions entre ces différents acteurs de la vie de l’entreprise, et de rendre l’espace numérique sur lequel tous se retrouvent aussi efficace que possible.

De ce point de vue, il ne faut pas oublier que la digitalisation n’est pas une finalité en soi (digitaliser pour se vanter d’être « dans le coup » n’a aucun intérêt), mais bien un moyen de se structurer pour gagner en performance.

Les dépenses en hardware et en logiciels ne sont évidemment pas anodines, mais les avantages qui découlent du choix des bons outils méritent d’être rappelés, avec une expérience client plus agréable, des services proposés aux clients plus fiables, en passant par un gain de temps et une gestion plus facile des fonctions-clés de l’entreprise.

Pouvoir comparer pour mieux choisir ses logiciels pro


Les logiciels SaaS demandent un investissement de départ bien moindre que le développement de solutions internes, mais cela ne signifie pas pour autant que la sélection d’un software ne mérite pas une attention toute particulière. De fait, outre l’adéquation du logiciel par rapport à vos besoins, il faut aussi tenir compte des coûts de formation et de « prise en main ».


Lorsque l’on retient une solution logicielle, il devient difficile de se désengager pour repartir de zéro avec une offre concurrente.

Ce n’est pas impossible, certes, mais il s’agit d’une perte de temps indéniable, et d’un gaspillage regrettable des ressources consacrées à ce projet. Il y aurait probablement des données à transférer, un historique à reconstruire, un paramétrage à repenser…

Afin de prendre la bonne décision du premier coup, les éléments à prendre en compte sont très nombreux, depuis les caractéristiques techniques des logiciels aux avis des utilisateurs, en passant par leurs principales références, et bien sûr les tarifs pratiqués.

Or, comme dans bien d’autres domaines, la clé du succès réside ici dans votre capacité à comparer les différentes solutions de manière efficace. A ce stade, vous pourriez certes consacrer le temps de vos équipes à cette tâche, mais n’oubliez pas qu’elle est redoutablement chronophage, et que vos collaborateurs auront davantage de valeur ajoutée une fois les bons logiciels retenus. Dès lors, mieux vaut se fier à un comparateur en ligne de logiciels, tels que Appvizer, dans lequel il suffit de rentrer ses critères de choix pour voir aussitôt apparaître la liste des résultats les plus pertinents.

Les atouts des solutions SaaS

S’il est crucial de disposer des logiciels les plus performants pour maximiser l’efficacité de la digitalisation, le développement de solutions en interne – ou sur-mesure – est rarement un bon choix. En effet, cette solution est longue et coûteuse à mettre en place, et le maintien en condition opérationnelle – au travers des inévitables mises à jour – s’avère très complexe. A-t-on les ressources aujourd’hui pour imaginer un produit complexe et le faire réaliser. Pourras-ton le faire évoluer et le maintenir durant des années ? Rien n’est moins sûr.
L’outil fait maison qui plaçait votre entreprise à la pointe, sera probablement demain un poids mort qui l’empêchera de s’adapter aux changements du marché ou de la législation…

L’alternative consiste donc à choisir une solution spécialisée, développée et maintenue par des professionnels dont c’est le seul objectif, avec une mutualisation des coûts et de ressources matérielles entre des milliers de clients.

La plupart des logiciels récents fonctionnent en mode SaaS (pour Software As A Service). Ainsi les programmes dont votre entreprise a besoin sont hébergés sur les serveurs d’un prestataire, mais accessibles depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet.

Ainsi, vous pourrez vous affranchir des contraintes du système informatique de votre société, et vous épargner les coûts – souvent excessifs – de l’installation de serveurs internes. Pour profiter des logiciels qu’il vous faut, il suffira en effet de s’acquitter d’un droit d’utilisation (mensuel, trimestriel ou annuel), étant entendu que cet abonnement inclut également les frais de stockage des données, de sécurité et de maintenance.

L’expérience montre que les coûts globaux d’utilisation d’une solution SaaS sont significativement inférieurs à ceux d’une acquisition « classique ».

 En outre, les logiciels en SaaS ne sont pas considérés comme un investissement d’un point de vue comptable, mais comme un coût de fonctionnement, et il n’y a donc aucun amortissement à prévoir.

Parmi les autres avantages de ce type d’abonnement, mentionnons également la personnalisation de chaque contrat et la souplesse des évolutions possibles – notamment pour adapter rapidement le nombre d’utilisateurs en cas d’embauches ou, au contraire, de réduction des effectifs.

Crédit photos : Austin Distel